Als u zaken gaat doen in Duitsland, dan zult u dat wellicht met uw eigen, Nederlandse werknemers willen doen. Anders dan veel mensen denken, kunnen zij niet simpelweg de grens oversteken en aan de slag. Als u uw Nederlandse personeel in Duitsland aan het werk gaat, is er namelijk sprake van ‘grensarbeid’. Hiervoor moet u van tevoren een aantal zaken regelen. Ook moet u met een aantal zaken rekening houden. In dit artikel leest u er meer over.
1. Registratie bij de Handwerkskammer
In Duitsland zijn relatief veel beroepen en werkzaamheden gereglementeerd. Dit betekent dat zij niet zonder opleiding of ervaring mogen worden uitgeoefend. In Nederland geldt dit bijvoorbeeld voor artsen en advocaten, maar in Duitsland geldt dit ook voor bepaalde ambachtelijke werkzaamheden, bijvoorbeeld in de bouw. Een lijst met deze in Duitsland gereglementeerde beroepen vindt u op de website van de Europese Commissie.
Ook als u in Nederland gevestigd bent en deze werkzaamheden slechts tijdelijk in Duitsland wilt uitoefenen, moet u hiermee rekening houden. In veel gevallen zult u uw werknemers voorafgaand moeten registreren bij een zogeheten Handwerkskammer.
2. Meldplicht bij de Duitse Zoll
Afhankelijk van de branche waarin u werkzaam bent, moet u uw medewerkers ook aanmelden bij de Duitse Zoll (douane). Bij deze melding moet u aangeven wie, waar en wanneer in Duitsland werkzaam zal zijn. Ook moet u aangeven wie gemachtigd is om bij een werkplekcontrole namens u de Duitse douane te woord te staan. Verder moet u het Duitse adres opgeven waar de documenten zich bevinden waarmee u kunt aantonen dat u voldoet aan de Duitse wetgeving en cao’s (zie hieronder onder punt 3).
Het is goed om te weten dat de Duitse douane streng op deze meldplicht controleert. Voldoet u er niet aan? Dan kunnen er (hoge) boetes volgen, variërend van € 1.500 tot € 30.000 en, bij herhaling, € 500.000. Ook kan er dan een gevangenisstraf volgen. De meldplicht geldt overigens niet voor zzp’ers.
3. Arbeidsvoorwaarden en documentatie
Ook al werkt u met Nederlandse werknemers en een Nederlandse arbeidsovereenkomst, zodra er sprake is van grensarbeid in Duitsland moet u ook voldoen aan een aantal Duitse arbeidsrechtelijke bepalingen. Zo moet u het Duitse wettelijk minimumloon betalen. Valt uw personeel onder het toepassingsbereik van een Duitse cao? Dan zult u het (hogere) minimumloon uit deze cao moeten betalen. Daarnaast krijgt uw personeel een aantal andere rechten naar Duits recht, zoals het recht op loondoorbetaling tijdens een vakantieperiode. Ook moet u rekening houden met de Duitse werk- en rusttijden, Arbowetgeving en regels voor gelijke behandeling.
Om aan te tonen dat u aan deze eisen voldoet, moet u een aantal zaken documenteren (in het Duits!) en deze documenten op een Duits adres bewaren. Hierbij gaat het onder meer om de arbeidsovereenkomst, een recente loonstrook, een betalingsbewijs van het loon, een urenstaat en een standplaatsmelding.
4. Grensarbeid & sociale zekerheid
Als uw medewerkers tijdelijk als grensarbeider in Duitsland aan het werk gaan, kan het zijn dat zij voor die periode onder het sociale zekerheidsrecht van Duitsland vallen. Onder bepaalde voorwaarden kan hier een uitzondering op gemaakt worden en kunnen zij in Nederland sociaal verzekerd blijven. Hiervoor moet u dan een zogenoemde ‘A1-verklaring’ opvragen bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Zonder A1-verklaring loopt u het risico op een boete van de arbeidsinspectie.
5. Belastingen & de 183 dagen-regeling
Als er sprake is van grensarbeid, krijgt u ook te maken met het belastingverdrag tussen Nederland en Duitsland. In principe geldt dan de hoofdregel dat het land waar een medewerker feitelijk werkzaam is, het recht heeft om loonbelasting te heffen. In het belastingverdrag is echter een uitzondering op deze regel opgenomen: de 183-dagenregeling. Als de 183-dagenregeling van toepassing is, heeft het land waar de medewerker woont het recht om loonbelasting te heffen. U moet dan wel voldoen aan de volgende voorwaarden:
- De medewerker verblijft in een periode van 12 maanden niet meer dan 183 dagen in Duitsland om werkzaamheden uit te voeren. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar de werkdagen, maar ook naar de overige dagen die in Duitsland worden doorgebracht.
- Uw onderneming niet is gevestigd in Duitsland en het salaris niet wordt uitbetaald door of namens een werkgever in Duitsland (materiële werkgever).
- Het salaris niet ten laste komt van de winst van een vaste inrichting van onderneming in Duitsland.
Advies nodig?
Wilt u met uw Nederlandse personeel aan de slag in Duitsland? Dan is er sprake van grensarbeid en is het van belang dat u zich vooraf laat adviseren over uw verplichtingen. Uiteraard kunt u hiervoor terecht bij Heisterborg International. Ons team arbeidsrecht- en HR-specialisten is tweetalig en thuis in de internationale verdragen en het Duitse arbeidsrecht.
U kunt er ook voor kiezen om Heisterborg International voor uw Duitse werkzaamheden in te zetten als uw externe HR-afdeling. Dan nemen wij u alles volledig uit handen en kunt u doorgaan met ondernemen.
